אז החלטתם שאתם צריכים מערכת לניהול קשרי לקוחות (CRM). אז איך בוחרים מיישם איכותי?
מראיינים כמה מיישמים ומשווים ביניהם. מה הם מציעים מבחינת פתרון, איך הם עובדים עם לקוחות, האם התהליך ברור ושקוף לכם וכן, גם מה המחיר. ולא פחות חשוב, בקשו ממליצים ותתקשרו. כמו שאתם מקבלים המלצות על כל בעל מקצוע אחר בעבודה או בחיים הפרטיים – אל תוותרו פה.
אז כאן נבהיר ונסביר איך אנחנו עובדים, מה התהליך, מה עושים בכל שלב, מה האחריות שלכם בתהליך, מה שלנו ואיך יחד מגיעים ליישום מוצלח שמביא ערך אמיתי לעסק שלכם.
מתודולוגיה סדורה ושקופה בפני הלקוח היא הדרך היחידה לפרויקט יישום מוצלח של כל מערכת עסקית. היא מתודולוגיה המייצרת לקוחות מרוצים ששבים ובאים לבקש התאמות ושיפורים המייצרים עוד ועוד ערך לעסק ומשפרת ביצועים.
כמו כשאתם עומדים בפני שיפוץ או תכנון הבית שלכם – אתם עשויים להירתע מתהליך שאינכם מכירים ולא תמיד ברור או מוכר לכם. אתם מומחים בתחום העיסוק שלכם אבל חשוב לכם ללמוד, לדעת ולהבין את התהליך אליו אתם נכנסים לפני שאתם מתחייבים, וכאן המתודולוגיה שלנו נכנסת לתמונה. היא מאפשרת לכם:
- להבין מראש את השלבים והתוצרים בתהליך.
- לדעת מה יקרה בכל שלב, באיזה סדר ולוחות זמנים.
- לאמוד ולהעריך את איכות העבודה שלנו בהתאם לתוצרים שיוגשו לכם בכל שלב ושלב.
- לדעת את מסגרת הפרויקט שנתפר למידותיכם ולנהל אותו מבלי לחרוג בלו"ז או בתקציב.
אז מהם השלבים בכל פרויקט?
כל פרויקט כולל לכל הפחות את השלבים והתוצרים הבאים הנלווים אליו והמתודולוגיה שלנו בנויה כך שהיא מאפשרת לכם לצאת ממנה בתום כל שלב. אין לכם מחויבות להמשיך לשלב הבא וכל התוצרים שתקבלו יהיו לשימושכם העסקי.
שלב א' – הכרות
מה הוא כולל:
שני הצדדים יכירו ואנחנו נבין טוב יותר מהם הצרכים והאתגרים איתם אתם מתמודדים, באלו תהליכים עסקיים קיימים ואלו שאינם קיימים כיום הייתם רוצים לתמוך ושלשמם נדרשת לכם מערכת CRM.
התוצר:
מסמך הצעת מחיר בו נפרט לכם את הלו"ז והתקציב לשלב הבא – שלב האפיון.
הגדרת צוות הפרויקט מצד הלקוח:
- ה- Sponsor של הפרויקט (הלקוח העסקי של תוצרי הפרויקט ומקבל ההחלטות בו).
- משתמשי מפתח.
רק בכפוף לאישורכם, נעבור לשלב הבא.
שלב ב' – אפיון
מה הוא כולל:
שלב האפיון הוא תנאי לביצוע כל פרויקט והתוצר שלו דומה לתכנית אדריכלית לבניה של ביתכם. בשלב זה אנחנו – כאן בטאמאיו, חוקרים לעומק יחד אתכם את הצרכים הפונקציונאליים והתהליכים בעסק שלכם, כיצד הוא פועל היום וכיצד הייתם רוצים שהוא יפעל מחר. חלק מלקוחותינו פונים אלינו כי אין להם דרך יעילה לנהל פניות מלקוחות פוטנציאליים, אחרים צריכים לנהל תהליכי מכירה והצעות מחיר, לנהל פניות שירות מלקוחות קיימים או אולי לפנות בקמפיינים ודיוור לבסיס הלקוחות שלכם.
השלב כולל:
- ראיונות עומק וחקירה עם משתמשים לגבי הפונקציונאליות והתהליכים העסקיים הנדרשים.
- לעיתים השלב כולל ביצוע תצפית על עבודתם של עובדי מפתח על מנת לקבל תמונה שלמה של העסק והתהליכים העסקיים שלכם.
- אנו נשתף אתכם ב- Best Practices, איך לקוחות דומים לכם מתמודדים עם אתגרים דומים ורעיונות שעסקים אחרים מיישמים כדי לשפר אצלם את העסק ולהביא להגדלת מחזור המכירות ואיתם – הרווחים.
התוצר של טאמאיו:
בתום שלב האפיון נגיש לאישורכם מסמך אפיון מפורט הכולל:
- תיאור העסק, פירוט ומיפוי פונקציונאליות נדרשת ותרשימי זרימה של התהליכים העסקיים הנדרשים.
- פירוט כיצד תותאם המערכת לצרכי העסק שלכם עד רמה של שדות במערכת, תהליכים אוטומטיים במערכת, תבניות של מיילים שישלחו מן המערכת, הודעות והתראות, דוחות וכו'.
- אלו רישיונות שימוש ואלו מודולים של Zoho יידרשו והעלויות שלהם.
- הערכת לו"ז ותקציב מודולריים ליישום.
מסמך האפיון שאנחנו מגישים לאישורכם מהווה לכם גם אבן דרך מרכזית לפני המעבר לשלב הבא. רק בכפוף לאישורכם, נעבור לשלב הבא.
שלב ג' – יישום, בדיקות והגשת מערכת ללקוח
מה הוא כולל:
בשלב זה אנחנו בעצם 'בונים לכם את הבית שהזמנתם'.
- טמאיו מקימים את מערכת ה- CRM שלכם, את כל שדות המידע, התהליכים עסקיים, תבניות מייל והודעות, דוחות ומשתמשי מערכת שהוגדרו במסמך האפיון.
- אנחנו מבצעים בדיקות למערכת על מנת לוודא שהיא מתפקדת בדיוק כיצד שתוכנן ומגישים לכם אותם.
- אתם נערכים לקראת קבלת המערכת (ראו בסעיף הבא).
התוצר
אנו מגישים לכם את המערכת לבדיקתם ואישורכם לשלמותה
שלב ד' – בדיקות קבלה
מה הוא כולל:
שלב זה הוא בעל חשיבות רבה לכם כלקוחות, קיבלתם מערכת חדשה ואיתה ההצהרה (שלנו): "בבקשה, הנה המפתחות, אתם יכולים להיכנס לגור". בשלב הזה אתם אחראים להיכנס למערכת, לבחון ולבדוק שהיא אמנם מבצעת את כל מה שהוגדר במסמך האפיון. אנו ממליצים לכם בחום לעשות שימוש במסמך האפיון ולהיצמד אליו, לבצע במערכת את כל מה שהוגדר ולוודא שהמערכת אכן מתפקדת ומבצעת את כל מה שהוגדר מראש. אנו ממליצים לכם בחום:
- להגדיר מראש אלו משתמשים יבדקו את המערכת ולפנות להם זמן לכך.
- לבקש מהם לסמן מתוך מסמך האפיון אלו דברים הם אחראים לבדוק (כך שהבדיקות על ידי כלל המשתמשים המעורבים מכסות את כל מסמך האפיון).
- להכין מראש תסריטים לבדיקת המערכת.
התוצר
התוצר הוא אישורכם לשלמות המערכת אבל מודעים לכך שתמיד עשויה להיות תקלה שאנחנו לא 'עלינו' עליה בבדיקות שלנו – זה השלב להעביר לנו תיקונים. אנחנו מצידנו מתחייבים לתקנם ולהגיש לכם לבדיקה חוזרת עד לאישורכם את המערכת – כשהיא עומדת בהגדרות מסמך האפיון.
- מערכת שלמה ועובדת לשימושכם.
- מעבר לליווי שוטף וביצוע שיפורים ושינויים בהתאם לצרכים העסקיים המתפתחים שלכם.
מזל טוב! אתם מאשרים את המערכת ומתחילים לעבוד איתה בצורה שוטפת
אתם בעלי עסקים והייתם רוצים לשאול שאלה או לקבל הצעת מחיר למערכת CRM? צרו קשר ונשמח לסייע!
